特定個人情報取扱規程

小野英範税理士事務所

1章　総則

1. (目的)

   第1条本規程は、小野英範税理士事務所(以下「事務所」という。)が個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めることを目的とする。本規程は、会社が「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成 25 年法律第 27 号、以下「番号法」という。)、「個人情報の保護に関する法律」(平成 15 年法律第 57 号、以下「個人情報保護法」という。)及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に基づき、会社の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。

   　本規程は、特定個人情報の「取得する段階」、「利用を行う段階」、「保管する段階」、「提供を行う段階」、「削除・廃棄を行う段階」における留意事項及び安全管理措置について定めるものである。
    
    
   (定義)
   第2条本規程で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。なお、本規程における用語は、他に特段の定めのない限り、番号法その他の関係法令の定めに従う。
    
   ①「個人情報」とは、番号法第2条第3項及び個人情報保護法第2条第1項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
    
   ②「個人番号」とは、番号法第7条第1項又は第2項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの(番号法第2条第6項及び第7項、第8条並びに第 67 条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項における個人番号)をいう。
    
   ③「特定個人情報」とは、個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第7条第1項及び第2項、第8条並びに第 67 条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項を除く。)をその内容に含む個人情報をいう。
    
   ④「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。
    
   ⑤「個人情報ファイル」とは、個人情報データベース等であって、行政機関及び独立行政法人等以外が保有するものをいう。
    
   ⑥「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
    
   ⑦「保有個人データ」とは、本項第 12 号の個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する特定個人情報であって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの、又は6か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
    
   ⑧「個人番号利用事務」とは、行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第9条第1項又は第2項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
    
   ⑨「個人番号関係事務」とは、番号法第9条第3項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
    
   ⑩「個人番号利用事務実施者」とは、個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
    
   ⑪「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
    
   ⑫「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者 (国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。)であって、個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数(個人情報保護法施行令で定める者を除く。)の合計が過去6か月以内のいずれの日においても 5,000 を超えない者以外の者をいう。
    
   ⑬「社員」とは、会社の組織内にあって直接又は間接に会社の指揮監督を受けて会社の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業員(正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員等)のみならず、会社との間の雇用関係にない者(取締役、監査役、派遣社員等)を含む。
    
   ⑭「事務取扱担当者」とは、会社内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
    
   ⑮「責任者」とは、特定個人情報等の管理に関する責任を担う者をいう。
    
   ⑯「管理区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
    
   ⑰「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。
    
    
   (会社が個人番号を取り扱う事務の範囲)
   第3条会社が個人番号を取り扱う事務の範囲は、以下のとおりとする。
    

   社員及び社員の扶養家族の個人に係る個人番号関係事務	給与所得・退職所得の源泉徴収票に関する事務
   	地方税に関する事務
   	雇用保険法に関する事務
   	健康保険法・厚生年金保険法に関する事務
   	労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
   	国民年金法の第3号被保険者制度に関する事務
   上記以外の個人に係る個人番号関係事務	報酬・料金等の支払調書作成事務
   	配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
   	不動産の使用料等の支払調書作成事務
   	不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
   	その他の支払調書作成事務

    
    

第2章　安全管理措置総則

⑥特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況(ログイン実績、アクセスログ等)の記録

(情報漏えい事案等への対応)

第3章　特定個人情報を取得する段階得

(社員等の対面で確認のみの取得等)

第4章　特定個人情報の利用を行う段階

1. (個人番号の利用制限)
   第 14 条事務所は、第 12 条に定める利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。
2.  
   2 前項に関わらず、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、
   本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、特定個人情報を提供することができるものとする。

第5章　特定個人情報を保管する段階

4 事務所は、個人番号関係事務を行うために必要がある当該書類に付随する番号確認書類と身元確認書類の写しについても第2項の期間について、保管する。

第 20 条特定個人情報等を取り扱う情報システムは、ユーザーID、パスワード、磁気・ICカード等により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づき認証するものとする。

(外部からの不正アクセス等の防止)

 第6章　特定個人情報の提供を行う段階

(電子申請での提供)

第 23 条事務所は、行政機関等へ法定調書の提出等をする場合には、電子申請で個人番号を提出するものとする。

 

(特定個人情報の提供制限)

第 24 条事務所は、番号法第 19 条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しないものとする。

 

(電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止)

第 25 条事務所は特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、以下のとおり、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずるものとする。

 

①特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法としては、持出しデータの暗号化、パスワードによる保護、施錠できる搬送容器の使用等をする。

 

②特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法としては、封緘、目隠しシールの貼付を行う。